今天的文章来源于一位有着多年软件咨询经验的ERP顾问
软件与企业机制，企业机制与人，软件与人......
看完今天的内容，你就会明白该如何平衡这三者关系了。
公司名称：东风照明
所属行业：灯具行业
商业模式：批发兼零售
公司人数：20-30人
软件解决方案：
2014年购买管家婆分销ERP V3 3用户
2017年7月升级 A8 10用户
第一次接触到这个客户是因为集团负责人想要扩张公司业务范围，开独立经营、独立核算费用的门店，所以想要将软件升级到A8。但是，该公司的另外一个运营总监，对管家婆非常抵触。直言不讳，软件用了四年依然没有管理好库存，想要看利润报表，全部都是错误数据。对软件很失望，对我们软件供应商也非常失望。
在这种情况下，我们放弃了初衷的升级解决方案。而是针对客户目前存在的结果，剖析问题根本和原因。
接着我们开始针对客户公司，软件操作者和各个部门人员做了调查采访，最后终于发现了问题。
该企业用了4年信息化管理软件，却只用了四张单据：销售出库、采购 入库、收款单、付款单。
而结果就是：老板抱怨库存管不准、财务报表不准确、利润不准确；财务抱怨对账麻烦、查账麻烦。
原因其实很简单，就是业务员经常做错单，还有漏单，仓库实际发货，操作没有规范流程。
经过我们的调研发现，公司目前的业务流程呈现出来是这样的：
①采购：普通采购流程，财务给供应商打预付款，由供应商发货到仓库，文员做采购入库单草稿保存，等货到了仓库人员整理货物到仓库，告诉财务货到了，财务找出当时做的采购入库单，录入结算金额，将单据过账。
②销售：业务来源于各个地市，各个地市有业务人员，业务人员有业务后，打电话或者微信或者扣扣发消息给文员，告诉他XXX客户XXX电话需要XXX商品数量XXX。文员根据信息，在系统录单。录单之后，由于货物不是马上发出，所以做的单子仅仅只是存为草稿。将草稿打印出来，交给仓储人员。
③仓储：仓储人员接到文员递过来的销售单，按照销售单拣货。捡完货将货物放在仓库门口位置，等客户来电话可以发货了，约物流上门，帖物流单发货。或者，客户自己上门提货。在这过程中，如果客户去掉了某些商品，或者换掉了某些商品，由仓储人员直接操作。并且，没有告知给文员。只告诉了财务，换了货物或者去掉货物之后客户应该付多少钱。
④财务：财务接到仓库的真实发货数据后，联系客户的财务，或者客户到门店柜台付钱。查看客户是否有付过定金，并在系统里面，做收款单登账。
目前客户的业务流程是这样的，我们又走访了多家企业，发现其实不止一家企业存在着这样的问题。其实在东风照明这个业务中，已经出现了一些问题：
1
采购部分，给供应商的打款，在软件里面从没做过记录，如果时间久了，只能找手工凭据。如果手工凭据丢了，该怎么办？
2
采购部分打电话给供应商，订购的货物和实际到货数量不一致，怎么核对？货物如果批次少，都还OK，但是如果批次量大，仓库人员将批量到货情况告知文员后，文员是懵逼的。财务如果要确认这批货的预付款，也是很忙乱的。
3
同一品牌或者同一类型商品，从不同供应商那里拿货，时间久而久之，怎么去统计不同供应商那里采购的商品，销售毛利如何？
4
销售人员在销售的时候，很有必要的需要看商品的价格。当商品种类繁多的时候，他们是记不住具体价格的。传统的方法就是打电话到总部，或者文员处咨询。那么，如果我们可以解决他们手机可以查询价格信息呢？
5
另外，销售人员电话或者微信给总部文员录单，这个过程中已经存在漏单，错单的隐患了。为什么不可以想一个办法，让业务人员第一时间，将数据计入到系统里面？而这个过程，不需要打开电脑找网络，一部手机即可解决一切问题。
6
文员录单，在我们和文员沟通流程的过程中，财务人员透漏文员经常漏单。这个漏单不但会出现在录入单据的时候，还有就是录入完单据需要打印出来给仓储人员的时候，也出现漏单。因为，分销ERP软件的保存草稿和过账按钮是在右下方，在没有保存和过账的情况下，允许打印。但是打印完之后，如果直接将窗口关掉了，那么单据就不存在了。导致，仓库人员按照打印出来单据出库商品，但是系统里面没有单据。
7
仓储人员环节，更改了任何的出库商品信息，没有从根源上通知文员，系统和真实数据不符。
8
财务人员的财务数据，从预收预付开始，就是不准确，不清晰地。再加上后期结算的时候，并没有通过按单结算处理，结算的具体那个业务也不清楚。更何况，文员录单漏单又错单，财务肯定都对不上账。
9
最后的结果，老板看库存，看财务报表，都是不准确的数据。
10
企业的真实库存周转情况、资金周转情况、营利情况都不清晰，老板管理层对库存风险、财务风险、客户流失风险的管控，就更谈不上了。
1、采购预付款—预付款单（财务人员负责）
2、预购商品—采购订单（财务人员，或者需求部门人员，或者专门的采购部负责）
3、货品到库—采购入库单，调入订单，按照真实入库商品及数量入库。一方面入库真实，一方面可以和订货数量对比。（财务人员，或者仓储人员负责，通过不允许查看成本的功能，控制价格信息不泄露。因为价格在订单上，已经确认。）
4、到货结算—付款单，付款单按单结算，选择了结算单位后，预付款金额也会出现。即可冲销预付款金额，又可以同时通过现金银行结算剩下的一笔钱。并且，可以选择要结算的具体业务单据，便于以后对账。
5、如果存在同一商品在不同供应商处采购，可以启用软件中批号功能。用批号记录本次采购货物的供应商，加上可在实际货物入库的环节，由仓库人员在商品包装箱外贴上标签。这样，出库的时候，出的哪一个批号的货，在做销售出库单的时候，就选择哪一个批号即可。如果想要更方面，可以将标签打印成二维码的样子，通过扫描枪扫描。当然，如果您的商品有明确的条码，也可以通过比较专业的条码进行扫描出入库。
6、如果需要查看批号的销售利润，通过商品销售统计中的汇总明细，可以将批号显示出来。并可以支持导出，excel中过滤，汇总。
7、手机移动终端，支持查看商品的价格信息，及库存信息。
8、业务人员在外，通过手动移动终端，直接录入所销售的商品，及谈妥的金额，录入成销售订单。
9、文员，只需要将订单核实，或者审核，然后打印出来给仓储人员。并且配置单据保存之后才能打印，哪怕是只做销售出库单，也是可以设置单据保存后才能打印，或者过账生效后才能打印。
10、出库环节，有仓储人员，通过手机移动终端开单，客户要发货了，手机终端点击调阅订单，需要改什么商品，就直接在手机终端改。物流单号是多少，都可以在手机端直接录入。录入后过账即可。
11、财务人员，只需要根据系统中真实生效的出库单，进行对账结算即可。
12、如果发现结算金额有不一样的地方，可以看看销售出库单和订单的对比，订了多少货，实际到货多少。即可追溯到上游，也可追溯到具体制单人员。
13、根据以上流程和细节的管控，客户最终的库存一定是准确的。想要看库存、资产表等，随时拉报表即可。
14、在通过库存周转率、资金周转率、客户流失统计、畅销滞销商品等统计分析，做更进一步的企业战略投资决策及营销决策。
在通过以上流程梳理之后，东风照明对软件产生了另外一种看法和态度：原来你们软件这么强大！
并且，在我们管家婆经销商的协助下，积极主动帮客户梳理流程，查找问题的努力下，客户的库存问题终于得到缓解。
在三个月之后，将软件升级为A8 10用户。下一步，准备开拓移动终端的应用。
企业信息化管理，确实离不开一套好的信息化管理工具，也就是ERP软件。但是，ERP软件说到底都还是一个工具。怎么利用好这个工具，一方面需要企业管理机制的约束和束缚，还有一方面，就是要有执行者。
一套好的工具+完善的机制+人，
并结合大数据附能，
一定能够助力企业快速成长。
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